Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr..

„Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr“. Jennifer D. kommt weinend in Ihr Büro. Sie sind froh, dass Sie ihre Mitarbeiterin haben. So können Sie sich mehr um Ihre  strategischen Aufgaben kümmern. Nun steht sie vor Ihnen.  Das kommt Ihnen nun gerade nicht sehr gelegen. Sie haben gleich einen wichtigen Kundentermin. „Beruhigen Sie sich, trinken Sie erst mal einen Kaffee. Um 16.00 h bin ich wieder zurück und dann reden wir in Ruhe.“ Dann gehen Sie zu Ihrem Termin. Ob das gut geht?

Diese Szene ist ein realer Fall. Was liegt dahinter? Es geht um Ressourcen Management im engeren Sinne. Das Selbstmanagement eines Managers und seiner Mitarbeiterin. Ressourcen-Management gehört zu den wichtigsten Kompetenzen einer Führungskraft. Es ist das täglich Brot von Managern, Unternehmern, Freiberuflern. Sollte man meinen.

Zu den Kompetenzen einer Führungskraft gehört es, Arbeitskräfte, Arbeitsplätze, Maschinen, Material, Wege und Prozesse des Betriebes oder einer Abteilung zeitlich und räumlich so zu disponieren, dass der Betrieb optimal funktioniert. Doch oft wird folgendes vergessen: Was für die betriebliche Planung gilt, hat eine noch höhere Bedeutung für die Person des Managers selbst. Führungskräfte, die ihre persönlichen Ressourcen managen, sind erfolgreicher. Doch wo ansetzen?

 

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Nehmen wir an, Sie hätten Ihr Selbstmanagement einigermaßen im Griff. Das heißt Sie haben Ihre Ziele definiert, haben einen Plan für Ihre Arbeitswoche, auch Ihren Tagesablauf organisiert. Nun ist zwar etwas dazwischen gekommen. Doch in Ihrer Planung war so viel Luft, dass Sie sich heute Nachmittag um 16.00 h um Ihre Mitarbeiterin kümmern können.

Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr

Die ist immer noch am Boden zerstört. So könnte Ihr Gespräch mit ihr laufen: „Jetzt bleiben wir erst mal ganz ruhig. In der Krise ist Überblick ganz wichtig. Schreiben Sie bitte alle Ihre unerledigten Aufgaben in einer Liste auf.“ Darauf Jennifer: „Dazu habe ich keine Zeit, dann bekomme ich doch gar nichts vom Tisch. Da stapelt sich schon so viel.“

„Es geht erst mal darum, einen Überblick zu gewinnen. Wenn man sich verlaufen hat, muss man zum einen auf die Karte schauen und sich zum anderen orientieren, wo man sich eigentlich befindet. Nur so können wir die ganz wichtigen und eiligen Vorgänge identifizieren. Also schreiben Sie bitte alles auf. Beginnen Sie bitte gleich, aber nicht länger als 17.00 h. Dann gehen Sie nach Hause. Morgen früh machen Sie damit weiter. Stellen Sie Ihr Telefon auf mich um. Falls sich jemand beschwert, schicken Sie ihn zu mir. Morgen um 11.00 h gehen wir die Liste gemeinsam durch.“

Es könnte sein, dass beim gemeinsamen Durchgehen der Liste klar wird, dass Jennifer z.B. eine andere Vorstellung von Prioritäten hat als Sie. Es ist auch möglich, dass sie alles immer sofort machen will, statt Routinevorgänge zu sammeln und im Block abzuarbeiten. Ziel könnte sein, mit ihr gemeinsam Kriterien festzulegen, nach denen die Arbeitsvorgänge und deren Reihenfolge abzuarbeiten ist. Also wo ansetzen? Immer zuerst hinschauen  wie es  mit den persönlichen Ressourcen aussieht, bei Ihnen und bei Ihren Mitarbeitern. Es könnte hilfreich sein, dies zu tun, bevor es eng wird.

Was geschah im realen Fall? Die Liste bestand aus über 50 Einzelpunkten. Diese wurden in Gruppen zusammen gefasst, priorisiert und abgearbeitet. Ja, auch mit Überstunden am Samstag. Inzwischen hat der Chef  feste Gesprächstermine mit Jennifer installiert, in denen es regelmäßig um die aktuelle Aufgabensituation geht. Wenn es zwischendurch eng wird, hat Jennifer die Anweisung, rechtzeitig Signal zu geben.

Dazu fällt mir ein Gespräch mit einem Freund aus der Schweiz ein. Josef heißt er. Der sagte: „Wenn ich in Hektik gerate und meine, unbedingt ganz viel machen zu müssen, setze ich mich in eine Ecke und warte bis der Anfall vorüber ist.“