Archiv der Kategorie: Kompetenzen einer Führungskraft

Wie schnell soll ich eine Aufgabe erledigen?

Wie schnell soll ich eine Aufgabe erledigen? “Anything worth doing is worth doing slowly”, so die Schauspielerin Mae West. Bei allem was wert ist getan zu werden, lohnt es sich es langsam zu tun. Nicht im Sinne, je langsamer desto besser, sondern so langsam, dass es möglich ist, dabei achtsam und entspannt zu bleiben.

Bei viel Übung kann das sogar schnell gehen. Fußball Nationalstürmer Mario Gomez, beschrieb es einmal so: Mit dem Körper schnelle Bewegungen machen, im Kopf aber ruhig bleiben. Das gelingt allerdings nur mit viel Übung. Anders als beim Fußball geht es im täglichen Leben selten wirklich um Geschwindigkeit. Oft gilt gerade im Beruf das Gegenteil: Haste makes waste. Frei übersetzt: Unachtsamkeit produziert Müll. Auch ist inzwischen nachgewiesen, dass Mulitasking mehr Fehler produziert als Singletasking. Wenn Sie sich auf eine Tätigkeit konzentrieren, arbeiten Sie mit höherer Qualität.

Wie schnell soll ich eine Aufgabe erledigen?

Wenn Sie etwas mit entspanntem Geist und positiver Energie tun, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit fruchtbare Ergebnisse ernten. Die Voraussetzung hierfür ist, dass Sie sich klar machen, was ist denn im Moment eine lohnenswerte Aufgabe und was ist nicht dran, jedenfalls nicht jetzt. Es geht also auch um die Entscheidung, was kommt jetzt und was später, und was können Sie verschieben oder streichen.

Wie schnell soll ich eine Aufgabe erledigen? Erst mal in Ruhe mir  Überblick  verschaffen und dann  entscheiden,  also  Prioritäten zu setzen. Als nächstes, eine Minute tief zu atmen, zu lächeln und in Ruhe die wichtigste Aufgabe anzugehen. Zeitmanagement-Experten sagen: Zu dieser Vorgehensweise gibt es keine empfehlenswerte Alternative.
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Warum entscheiden wichtig ist.

Ein junger Unternehmensgründer sagte schon längere Zeit, er könne sich nicht entscheiden. Es ging darum, in einem exklusiven Netzwerk in Stadt A oder B Mitglied zu werden. Beides wäre für ihn möglich. In einem solchen Netzwerk empfehlen die Unternehmer sich gegenseitig und kurbeln so ihre Geschäfte an. Eine wichtige Sache für ein Start-up-Unternehmen.
Worin liegt die Entscheidung, wenn Sie sich nicht entscheiden?
Nehmen wir als Antwort eine andere Geschichte. Ein Mann hat Hunger und geht in ein Lokal. Dort hat er die Wahl zwischen Gemüseauflauf und einem großen Thunfisch-Salat. Er kann sich nicht entscheiden und geht wieder. Am nächsten Tag kommt er wieder und wählt erneut nicht. Jedes Mal wenn der Kellner kommt und ihn fragt, hat er keine Antwort. Das geht zwei Wochen so weiter.

Warum entscheiden wichtig ist.

Nun kann ein gesunder Mensch problemlos ein oder zwei Wochen fasten und nichts essen, ohne Schaden zu nehmen. Keine Wahl zu treffen, entspräche  in dem Fall einer anderen Entscheidung, nämlich gar nichts zu essen. Dies kann jedoch  nicht lange durchgehalten werden und könnte zusätzlich noch weitere Auswirkungen haben:
In der dritten Woche hatte der Mann sich auf dem Hinweg zum Lokal überlegt, sich heute für den Thunfisch-Salat zu entscheiden. Doch der Kellner kam nicht mehr an seinen Tisch. Er glaubte nicht mehr daran, mit diesem Gast Umsatz zu machen.
Es ist nicht bekannt, ob der Mann verhungerte.

Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr..

„Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr“. Jennifer D. kommt weinend in Ihr Büro. Sie sind froh, dass Sie ihre Mitarbeiterin haben. So können Sie sich mehr um Ihre  strategischen Aufgaben kümmern. Nun steht sie vor Ihnen.  Das kommt Ihnen nun gerade nicht sehr gelegen. Sie haben gleich einen wichtigen Kundentermin. „Beruhigen Sie sich, trinken Sie erst mal einen Kaffee. Um 16.00 h bin ich wieder zurück und dann reden wir in Ruhe.“ Dann gehen Sie zu Ihrem Termin. Ob das gut geht?

Diese Szene ist ein realer Fall. Was liegt dahinter? Es geht um Ressourcen Management im engeren Sinne. Das Selbstmanagement eines Managers und seiner Mitarbeiterin. Ressourcen-Management gehört zu den wichtigsten Kompetenzen einer Führungskraft. Es ist das täglich Brot von Managern, Unternehmern, Freiberuflern. Sollte man meinen.

Zu den Kompetenzen einer Führungskraft gehört es, Arbeitskräfte, Arbeitsplätze, Maschinen, Material, Wege und Prozesse des Betriebes oder einer Abteilung zeitlich und räumlich so zu disponieren, dass der Betrieb optimal funktioniert. Doch oft wird folgendes vergessen: Was für die betriebliche Planung gilt, hat eine noch höhere Bedeutung für die Person des Managers selbst. Führungskräfte, die ihre persönlichen Ressourcen managen, sind erfolgreicher. Doch wo ansetzen?

 

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Nehmen wir an, Sie hätten Ihr Selbstmanagement einigermaßen im Griff. Das heißt Sie haben Ihre Ziele definiert, haben einen Plan für Ihre Arbeitswoche, auch Ihren Tagesablauf organisiert. Nun ist zwar etwas dazwischen gekommen. Doch in Ihrer Planung war so viel Luft, dass Sie sich heute Nachmittag um 16.00 h um Ihre Mitarbeiterin kümmern können.

Ich schaffe meine Arbeit nicht mehr

Die ist immer noch am Boden zerstört. So könnte Ihr Gespräch mit ihr laufen: „Jetzt bleiben wir erst mal ganz ruhig. In der Krise ist Überblick ganz wichtig. Schreiben Sie bitte alle Ihre unerledigten Aufgaben in einer Liste auf.“ Darauf Jennifer: „Dazu habe ich keine Zeit, dann bekomme ich doch gar nichts vom Tisch. Da stapelt sich schon so viel.“

„Es geht erst mal darum, einen Überblick zu gewinnen. Wenn man sich verlaufen hat, muss man zum einen auf die Karte schauen und sich zum anderen orientieren, wo man sich eigentlich befindet. Nur so können wir die ganz wichtigen und eiligen Vorgänge identifizieren. Also schreiben Sie bitte alles auf. Beginnen Sie bitte gleich, aber nicht länger als 17.00 h. Dann gehen Sie nach Hause. Morgen früh machen Sie damit weiter. Stellen Sie Ihr Telefon auf mich um. Falls sich jemand beschwert, schicken Sie ihn zu mir. Morgen um 11.00 h gehen wir die Liste gemeinsam durch.“

Es könnte sein, dass beim gemeinsamen Durchgehen der Liste klar wird, dass Jennifer z.B. eine andere Vorstellung von Prioritäten hat als Sie. Es ist auch möglich, dass sie alles immer sofort machen will, statt Routinevorgänge zu sammeln und im Block abzuarbeiten. Ziel könnte sein, mit ihr gemeinsam Kriterien festzulegen, nach denen die Arbeitsvorgänge und deren Reihenfolge abzuarbeiten ist. Also wo ansetzen? Immer zuerst hinschauen  wie es  mit den persönlichen Ressourcen aussieht, bei Ihnen und bei Ihren Mitarbeitern. Es könnte hilfreich sein, dies zu tun, bevor es eng wird.

Was geschah im realen Fall? Die Liste bestand aus über 50 Einzelpunkten. Diese wurden in Gruppen zusammen gefasst, priorisiert und abgearbeitet. Ja, auch mit Überstunden am Samstag. Inzwischen hat der Chef  feste Gesprächstermine mit Jennifer installiert, in denen es regelmäßig um die aktuelle Aufgabensituation geht. Wenn es zwischendurch eng wird, hat Jennifer die Anweisung, rechtzeitig Signal zu geben.

Dazu fällt mir ein Gespräch mit einem Freund aus der Schweiz ein. Josef heißt er. Der sagte: „Wenn ich in Hektik gerate und meine, unbedingt ganz viel machen zu müssen, setze ich mich in eine Ecke und warte bis der Anfall vorüber ist.“

Keine Zeit zum Atmen

Neulich hatte ich einen Beratungstermin mit einem Leitenden Angestellten eines Großunternehmens. Nennen wir ihn Dr. Ulrich Meyerfeld. Der ist für 200 Mitarbeiter  verantwortlich. Wir waren um 14.00 h verabredet. Seine Mitarbeiterin führte mich in sein Büro. Es war so gegen 14.05 h als mein Gesprächspartner erschien. Er war sichtlich abgehetzt und entschuldigte sich für sein Zuspätkommen. Ich: „Nun atmen Sie doch erst mal eine Minute tief durch!“ Und was antwortete er? Hier das wörtliche Zitat: „Dazu habe ich keine Zeit.“ Ist doch wohl unglaublich, dachte ich.

Keine Zeit zum Atmen?

Jedoch, geht es Ihnen manchmal ähnlich? Viel Arbeit, keine Zeit zum Abschalten, keine Zeit, um einen ruhigen Gedanken zu fassen. Aber Moment mal. Zeit haben wir alle gleich viel. Sie beläuft sich auf exakt 24 Stunden pro Tag. Wie viel davon wollen Sie mit Arbeit verbringen? Wenn Sie Ihre Arbeit gern tun, vermutlich mehr, wenn Ihnen die Arbeit nicht gefällt, eher weniger. Ja, es ist Ihre Entscheidung. Die kann Ihnen niemand abnehmen. Gleichgültig, ob Sie nun beschließen 8, 10 oder 16 Stunden pro Tag zu arbeiten. Für jede Führungskraft, die einigermaßen aktiv im Berufsleben steht, gilt meiner Meinung und Erfahrung nach: Es ist immer mehr Arbeit vorhanden als Zeit.   Aber keine Atempausen zu machen, weder im wörtlichen noch im übertragenen Sinn? Möglicherweise sind Sie hier meiner Meinung und halten das für bedenklich und gesundheitsschädigend.

Ich möchte Sie zu einem kleinen Selbsttest einladen. Gehen Sie für eine Minute an den Strand und hören Sie dem Rauschen des Meeres und der Wellen zu.  Wie, an den Strand gehen, sagen Sie, denn Sie sitzen am Computer. Doch am Bildschirm vor Ihnen gibt es ein Player Symbol. Die hinter dem Abspielknopf  hinterlegte mp3 dauert genau 1 Minute und versetzt Sie an den Strand. Heute ist das Meer noch ein wenig aufgewühlt. Kommen Sie trotzdem mit? Nur eine Minute?

Meeresrauschen per Klick auf das kleine Dreieck!

Keine Zeit zum Atmen
Foto(c) Wolfgang Meinert

 

Kompetenzen einer Führungskraft: Umgang mit Ängsten

Wie gehen Sie als Führungskraft mit Ihren Ängsten um? – Eigentlich dürfte diese Frage in keinem Einstellungsgespräch für eine gehobene Position fehlen. Angst ist ein menschliches Gefühl, das jeden von uns befällt. Es gehört  zu den Kompetenzen einer Führungskraft, mit dieser naturgegebenen Emotion produktiv umzugehen. Ängste bieten schließlich Chancen. Doch stattdessen wird das Thema sowohl im Einstellungsgespräch als auch im Arbeitsalltag unterdrückt, bei sich selbst und bei anderen.

Wovor haben Führungskräfte Angst?

Oder haben Sie keine?

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Die Kompetenzen einer Führungskraft: Kopf in den Sand?
Royalty-Free Stock Photography by Rubberball/Fotolia

Fühlen Sie doch Ihrer Angst einmal auf den Zahn.

Zunächst  gilt es zu klären, was Auslöser der Emotion ist. Viele Führungskräfte leiden unter Versagensängsten:

  • Werde ich der Verantwortung meinen Mitarbeitern gegenüber gerecht?
  • Trage ich ausreichend Sorge für die wirtschaftliche Gesundheit der Firma?
  • Halte ich den alltäglichen Druck aus?
  • Werde ich meiner Familie noch gerecht?

Diese  Fragen können ein guter Startpunkt für  eine bewusste Auseinandersetzung  sein. Als konkreten ersten  Schritt empfehle ich die Umformulierung der obigen geschlossenen ja/nein Fragen in  offene Fragen, die eine konkrete inhaltliche Antwort zulassen.  Also:

  • Wie werde ich der Verantwortung meinen Mitarbeitern gegenüber gerecht?
  • Wie trage ich Sorge für die wirtschaftliche Gesundheit der Firma?
  • Wie halte ich den alltäglichen Druck aus?
  • Wie werde ich meiner Familie gerecht?

Damit können Sie die belastenden Fragen in einen Arbeitsmodus bringen. Je konkreter Sie bei der Formulierung der Antworten  werden, desto eher lassen die Ängste nach.

Kompetenzen einer Führungskraft

Viele Manager, insbesondere dann, wenn sie erstmals in einer Position mit Personalverantwortung arbeiten, machen sich  abhängig von einem vermuteten Urteil ihrer Angestellten. Da die Mitarbeiter dieses aber nur selten  offen artikulieren, wächst die Unsicherheit – und mit ihr die Angst: Habe ich die nötigen Kompetenzen einer Führungskraft?

Es geht nicht darum,  wie Ihre Mitarbeiter  Sie beurteilen, sondern ob und wie genau Sie Ihre Rolle als Führungskraft definiert haben und wie Sie dies zunächst für sich selbst ausfüllen. Diese eigene Rolle könnten Sie Ihren Mitarbeitern transparent machen. Dann werden die Mitarbeiter  Sie an dieser Rollenbeschreibung messen und nicht mehr mit den so unterschiedlichen und manchmal unrealistischen Erwartungen vergleichen, die manche Mitarbeiter mitbringen.  Hier hilft es  „den Spieß umzudrehen“ und klar zu machen welche Rollenerwartungen Sie an Ihre Mitarbeiter haben.  Es hilft nicht nur, sondern ist unabdingbare Voraussetzung für gute Führungsarbeit, die Rollen und Erwartungen zu klären.  Denn Mitarbeiter haben auch Ängste und die sind umso größer, je größer die Unsicherheit darüber ist, was von Ihnen erwartet wird.

Haben Sie Ängste – oder  Furcht ?
Häufig werden Angst und Furcht als Synonyme verstanden.

Furcht (< althochdeutsch for(a)hta < gotisch faurhtei) ist das Gefühl einer konkret fassbaren Bedrohung. Sie bezeichnet die Reaktion des Bewusstseins auf eine gegenwärtige oder vorausgeahnte Gefahr.. Im Gegensatz zur Angst ist die Furcht meist rational begründbar und wirklichkeitsgerecht. Quelle: Wikipedia

Furcht hat einen fassbaren Kern. Sie stehen in der Verantwortung und müssen wichtige Entscheidungen treffen. Es ist normal, sich gedanklich damit auseinanderzusetzen und mögliche Konsequenzen ins Auge zu fassen. Und die Angst?

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